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STJ: prorrogado o prazo para realização, por videoconferência, das sessões de julgamento da Corte Especial, das Seções e das Turmas, ordinárias ou extraordinárias

Instrução Normativa STJ/GP nº 13/2020

Prorroga o prazo para realização de sessões de julgamento por videoconferência.

O presidente do Superior Tribunal de Justiça, usando da atribuição conferida pelo art. 21, inciso XXXI, do Regimento Interno e considerando o § 1º do art. 1º da Resolução STJ/GP nº 9, de 17 de abril de 2020, e o que consta do Processo STJ nº 7.175/2020:

Art. 1º – Fica prorrogado até 30 de setembro de 2020 o prazo para realização, por videoconferência, das sessões de julgamento da Corte Especial, das Seções e das Turmas, ordinárias ou extraordinárias.

Art. 2º – Ficam revogadas as Instruções Normativas nº 8, de 14 de maio de 2020, nº 9, de 29 de maio de 2020, e nº 11, de 15 de julho de 2020.

Art. 3º – Esta instrução normativa entra em vigor na data de sua publicação.

 

TRF-1: digitalização do acervo físico da Seção Judiciária de Minas Gerais

Portaria SJMG-Diref nº 10432696

Institui e regulamenta o serviço extraordinário para digitalização do acervo físico da Seção Judiciária de Minas Gerais.

A juíza federal Vânila Cardoso André de Moraes, diretora do Foro da Justiça Federal de primeiro grau em Minas Gerais, conforme designação constante da Portaria Presi nº 10275156, de 21 de maio de 2020, do TRF-1ª Região, publicada no Diário Oficial da União – Seção 2, de 22 de maio de 2020, no uso das atribuições que lhe conferem a Lei nº 5.010/1966, a Resolução nº 79, de 19 de novembro de 2009, alterada pela de nº 2013/00243, de 9 de maio de 2013, ambas do Conselho da Justiça Federal, e o Provimento Coger nº 10126799, de 19 de abril de 2020:

Considerando: a) o art. 1º da Lei 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que autoriza o uso de meio eletrônico para a tramitação de processos judiciais, a comunicação de atos e a transmissão de peças processuais; b) a Resolução CNJ nº 185, de 18 de dezembro de 2013, que reconhece a necessidade de racionalização do uso dos recursos orçamentários pelos órgãos do Poder Judiciário e os benefícios advindos da substituição do meio físico pelo meio eletrônico na tramitação de processos como instrumento de celeridade e qualidade da prestação jurisdicional; c) a Resolução CNJ nº 314, de 20 de abril de 2020, a qual dispõe que “os tribunais poderão, mediante digitalização integral ou outro meio técnico disponível, virtualizar seus processos físicos, que então passarão a tramitar na forma eletrônica”; d) a Portaria Consolidada – Conjunta Presi/Coger nº 8768958/2019, que disciplina a digitalização dos processos físicos em tramitação no primeiro grau de jurisdição e sua inserção no Sistema Processual Eletrônico (PJe); e) os princípios da celeridade e da economicidade, norteadores da atuação administrativa; f) a possibilidade de migração dos processos físicos para o PJe, regulamentada pela Portaria Conjunta Presi/Coger nº 10112461/2020; g) a imperiosa necessidade de digitalização do acervo físico em tramitação na SJMG, em razão da grave crise sanitária causada pela pandemia do Coronavírus – Covid-19; h) a justificativa para implantação do projeto apresentada no PAe SEI nº 0011165-13.2020.4.01.8008; i) o interesse da Administração;

RESOLVE:

Art. 1º – Instituir, no âmbito da Seção Judiciária de Minas Gerais, o serviço extraordinário para digitalização do acervo físico em tramitação no primeiro grau de jurisdição e estabelecer as diretrizes para o seu funcionamento.

§ 1º – O serviço funcionará na modalidade de esforço concentrado e temporário por 90 dias, podendo ser prorrogado por mais 30 dias, mediante a contratação de mão de obra terceirizada para ampliação da Central de Digitalização Judicial (Cedij), em parceria com as varas federais, que ficarão responsáveis pela conferência da digitalização e migração dos processos para o PJe.

§ 2º – O serviço funcionará nos dias úteis, em dois turnos de trabalho, de 7 h às 13 h e de 13 h às 19 h, no auditório do Edifício Euclydes Reis Aguiar, e será coordenado pelo Núcleo Judiciário, com suporte das outras unidades administrativas.

§ 3º – O projeto abrangerá a digitalização (total ou parcial) do acervo das unidades judiciais de primeiro grau da capital.

§ 4º – A digitalização de processos seguirá cronograma a ser estabelecido pela Direção do Foro e divulgado pelo Núcleo Judiciário, conforme o andamento dos trabalhos.

Art. 2º – Entende-se por digitalização o procedimento de transformação de documentos em papel em arquivos digitais, por meio de equipamento de escâner ou outro similar, com a utilização de sistema de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que permita converter os documentos em dados pesquisáveis.

§ 1º – A digitalização de processos prevista nesta portaria não abrange as tarefas de conferência da digitalização e migração dos processos físicos para o PJe que ficarão a cargo das secretarias das unidades judiciais.

§ 2º – O procedimento será composto das seguintes etapas:

1. a) encaminhamento dos processos para a digitalização, mediante lançamento da movimentação processual pela Vara;
2. b) recebimento dos autos pela Central de Digitalização, mediante lançamento de movimentação processual pela CEDIJ;
3. c) separação, triagem e classificação dos processos, conforme fluxo de trabalho estabelecido pela Cedij;
4. d) higienização dos processos, tarefa que consiste na retirada de bilhetes, marcadores, anotações, clips, grampos e documentos inseridos nos autos, que dele não façam parte;
5. e) digitalização dos processos em formato compatível com o PJe;
6. f) registro no processo físico do procedimento de digitalização pela Cedij;
7. g) validação da digitalização e gravação dos arquivos digitalizados em pasta compartilhada com a vara;
8. h) devolução dos autos para a unidade judicial, mediante encaminhamento em guia própria.

Art. 3º – A digitalização dos processos físicos deverá ser realizada de forma a manter a integridade, a inteligibilidade e a continuidade física e cronológica do conteúdo, e deve ser mantida a mesma ordem sequencial do processo físico, observados os seguintes parâmetros de desempenho e qualidade:

I – os arquivos digitalizados devem ser nominados com a numeração única do CNJ atribuída ao processo, tendo por extensão o formato do arquivo;

II – a digitalização do processo será realizada em arquivos no formato PDF, de acordo com a quantidade de volumes e apensos dos autos;

III – os arquivos deverão ter tamanho máximo de 20 MB, conforme regulamentação do PJe;

IV – a digitalização será por volume, cada arquivo deverá ser identificado conforme o seguinte padrão: NÚMERO DO PROCESSO_V001”, “NÚMERO DO PROCESSO _V002” e assim por diante, conforme a quantidade de volumes digitalizados;

V – no caso de o arquivo de volume ultrapassar o tamanho máximo permitido de 20 MB, deverá ser fragmentado de forma a ser identificado, com o padrão “NÚMERO DO PROCESSO_V001_001” (significa volume 1, parte 1); “NÚMERO DO PROCESSO _V001_002” (significa volume 1, parte 2) e assim por diante, conforme a quantidade de volumes digitalizados;

VI – no caso de digitalização de apensos, os arquivos formados deverão ser ordenados antes do início dos arquivos do processo e deverão ser identificados com o padrão “NÚMERO DO PROCESSO_A001”; “NÚMERO DO PROCESSO _A002” e assim por diante, conforme a quantidade de apensos digitalizados;

VII – os documentos deverão ter resolução mínima de 240 e máxima de 300 DPIs (dots per inch);

VIII – o padrão deverá ser bitonal (preto e branco), salvo quando a qualidade da captura comprometer a qualidade da imagem digital ou colorida, caso em que deverá ser realizada em tons de cinza;

IX – as imagens deverão receber o tratamento de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), de modo a possibilitar que o arquivo seja pesquisável;

X – poderá ser recusada a digitalização de processos com folhas faltantes ou cuja digitalização ser mostrar tecnicamente inviável.

§ 1º – Na hipótese de digitalização de processo que contenha mídia eletrônica, a exemplo de CD, DVD, pen drive ou qualquer outro objeto não passível de digitalização, após a inserção de documentos digitalizados no PJe, o arquivo eletrônico deverá ser inserido no processo digital pela própria unidade judiciária.

Art. 4º – No intuito de se priorizar a digitalização dos processos que se encontram em tramitação ajustada em cada unidade, especialmente aqueles em fase de conhecimento, solicita-se às secretarias dos juízos sejam evitadas, nesse momento, as remessas de processos que estejam enquadrados nas seguintes situações, exemplificativamente:

1. a) os que estiverem suspensos na dependência de julgamento de recursos nas instâncias superiores;
2. b) os que tiverem sido temporariamente desarquivados para levantamento de valores ou outra providência da rotina cartorária;
3. c) os que estão aguardando pagamento de precatório e RPVs;
4. d) os que estão em vias de arquivamento.

§ 1º – Os processos físicos em que já iniciada a fase de cumprimento de sentença mediante a distribuição de novo processo incidental no sistema PJe, nos termos do art. 13 da Portaria Presi nº 8016281/2019, não deverão ser remetidos à Central de Digitalização e deverão ser arquivados, caso não haja a necessidade da prática de nenhum outro ato judicial, conforme o disposto no § 6º do mencionado artigo.

§ 2º – Solicita-se, ainda, não sejam remetidos ao serviço de digitalização processos cujo conteúdo seja considerado sensível/sigiloso pelo juízo.

§ 3º – Não serão objeto de digitalização pelo serviço oferecido os processos das classes que envolvem o assunto pedofilia, em razão da natureza das informações contida nos autos.

Art. 5º – Recomenda-se que a digitalização dos autos físicos que tramitam nas varas especializadas em execução fiscal seja precedida de consulta à parte exequente, por ato judicial de cada unidade judiciária, acerca da intenção do credor em proceder à digitalização integral dos autos, observando-se os parâmetros fixados na Portaria Conjunta Presi/Coger nº 8768958/2019, especialmente o disposto em seu art. 8º, com a entrega da respectiva mídia, devidamente identificada, juntamente com os autos físicos na secretaria da unidade judicial processante.

Art. 6º – A tramitação dos processos encaminhados para digitalização poderá ser suspensa durante a realização do procedimento, a critério do juízo.

§ 1º – Na hipótese de pedidos ou medidas urgentes requeridas após o início do procedimento de digitalização, caso necessária sua interrupção, esta deverá ser comunicada ao serviço de digitalização para imediata devolução dos autos à vara.

§ 2º – Caberá ao juízo providenciar o registro de localização dos autos físicos já digitalizados no sistema processual.

Art. 7º – A remessa de processos para o serviço de digitalização implica a aceitação pela unidade judicial das condições do serviço oferecido pela Administração, não sendo viável o atendimento diferenciado ou personalizado por unidade judicial.

Art. 8º – O serviço extraordinário de digitalização poderá utilizar, total ou parcialmente, os arquivos compartilhados por outros órgãos, desde que compatíveis com o formato para inserção no PJe (extensão, tamanho e resolução).

§ 1º – No caso de processos parcialmente digitalizados por outros órgãos, o serviço de digitalização concluirá a digitalização para envio dos arquivos a unidade judicial.

Art. 9º – Concluída a digitalização dos autos e a respectiva migração dos arquivos para o sistema PJe, as unidades judiciárias de origem deverão observar o procedimentos previsto no art. 14 e respectivos parágrafos da Portaria Conjunta Presi/Coger nº 8768958, não podendo os processos físicos digitalizados para tramitação eletrônica ser objeto de arquivamento definitivo, até o trânsito em julgado da sentença ou a preclusão de decisão final, nos termos do § 4º do art. 14 da referida portaria, salvo disposição regulamentar em contrário.

Art. 10 – Ficam suspensas as atividades regulares da Central de Digitalização Judicial (Cedij), enquanto vigorar a execução do serviço extraordinário ora instituído, à exceção dos processos remetidos pela Turma Recursal para digitalização e remessa a instâncias superiores.

Art. 11 – A critério do juízo, a digitalização do acervo de processos físicos poderá ser realizada diretamente pelas unidades jurisdicionais, podendo valer-se da colaboração das partes, advogados e dos órgãos que exercem funções essenciais à Justiça.

Art. 12 – Os procedimentos para a migração do acervo para o PJe, bem como as cautelas necessárias para a publicidade do ato, ficam a cargo da própria unidade judicial, que deverá observar as normas que regulamentam a matéria no âmbito do TRF-1, em especial a Portaria Conjunta Presi/Coger nº 10112461.

Art. 13 – Concluída a digitalização dos autos e sua respectiva inserção no sistema PJe, os peticionamentos posteriores deverão ocorrer exclusivamente por meio do PJe.

Art. 14 – Em caso de dúvidas operacionais sobre os procedimentos disciplinados nesta portaria, o usuário deverá entrar em contato com o serviço de digitalização pelos seguintes canais de comunicação: telefone (31) 3501 1311/1511 e e-mail cedij.mg@trf1.jus.br.

Art. 15 – Os casos omissos serão resolvidos pela Direção do Foro.

Art. 16 – Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.